出口貨物退（免）稅憑證資料管理是出口退稅機關根據檔案法和稅務系統檔案化管理的相關要求，對出口貨物退（免）稅資料進行科學化、規范化、制度化管理的活動。

    一、出口貨物退（免）稅資料管理范圍

    出口貨物退（免）稅資料管理范圍主要有以下6大類：

    （一）退（免）稅申報資料。反映出口企業退（免）稅申報時附送或提供的資料，如各種退（免）稅單證和申報表格等；

    （二）退（免）稅審核、審批資料。反映退（免）稅審核、審批結果的資料，如進貨、申報明細訂正表、機審審核打印的審核資料等；

    （三）退（免）稅會統資料。如收入退還書、免、抵、退審批通知單、各種統計報表和統計分析表等；

    （四）退稅單證資料。反映退稅機關按出口退（免）稅政策規定開具的各種證明、單證。如《代理出口貨物證明》、《退運已補稅證明》、《進料加工貿易申請表》、《來料加工貿易免稅證明》等；

    （五）文書資料。退稅機關日常管理工作中形成的文書。如文件、出口退稅登記資料、出口退（免）稅檢查、清算資料、《出口貨物稅收函調》存根聯及《出口貨物稅收等有關情況調查的復函》，等等；

    （六）磁盤資料。如出口企業退（免）稅申報軟盤、退稅機關備份的磁盤（光盤）。

    二、出口貨物退（免）稅資料管理的要求

    （一）嚴格執行檔案法和稅務系統有關檔案管理辦法、規定，科學、嚴密保管退（免）稅資料；

    （二）建立出口貨物退（免）稅資料管理責任制，明確各職能崗位和管理人員資料管理方面的職責，確保退（免）稅資料萬無一失；

    （三）確定安全、符合檔案管理外部環境的退（免）稅資料存放場所。建立登記簽字制度，嚴格資料立檔、存檔、調檔各環節交接手續，明確資料流轉職責；

    （四）合理劃分出口企業和退稅機關資料管理的范圍。企業附送的出口退（免）稅憑證、資料，可由出口企業提出自行保管申請，報經主管退稅機關批準后，按申報批次裝訂成冊保管。

    三、出口退（免）稅資料立檔、存檔和調檔

    退稅資料先由各崗位按職責范圍收集，年度終了后，按分類或分戶原則，統一匯總整理并裝訂成冊后存檔。

    （一）按分類原則整理立檔的退稅資料有：

    1.退稅登記、變更、注銷資料；

    2.代理出口貨物證明；

    3.出口商品退稅已補稅證明（第四聯）；

    4.出口貨物轉內銷證明；

    5.來料加工貿易免稅證明；

    6.進料加工貿易申請表（第三聯）；

    7.加工貿易合同審批備案證明書登記簿及加工貿易業務（合同）批準證（第四聯）；

    8.收入退還書（第一聯）；

    9.稅收繳款書（第一聯）；

    10.《出口貨物稅收函調》存根聯及《出口貨物稅收等有關情況的復函》；

    11.年度的出口貨物退（免）稅清算表及匯總表；

    12.出口退稅進度情況月報表；

    13.上報的各類統計表；

    14.“以產頂進”鋼材監管證書；

    15.稅務稽查任務通知書及稅務稽查任務調整通知書；

    16.案源登記表及案源登記清單；

    17.稅務稽查審理登記表及審理登記清單；

    18.發文、會議記錄、本單位日常文書資料；

    19.系統管理軟件及企業申報退稅的磁盤。

    （二）按分戶原則整理立檔的資料有：

    1.退稅申報、審核、審批、退庫資料。依時間順序按以下先后整理立檔：

    外貿（工貿）企業及其他企業：

    ⑴《出口貨物退稅匯總審批表》或《出口貨物退稅申請表》；

    ⑵《出口貨物退稅進貨憑證申報明細表》；

    ⑶《出口貨物退稅申報明細表》；

    ⑷《出口退稅申報明細表錄入（審核）問題記錄及訂正表》；

    ⑸《進貨憑證錄入（審核）問題記錄及訂正表》；

    ⑹增值稅進貨數據匯總庫明細表；

    ⑺增值稅進貨數據不予通過明細表；

    ⑻增值稅申報予以退稅明細表；

    ⑼增值稅申報歷史庫退稅明細表；

    ⑽增值稅申報不予退稅明細表；

    ⑾消費稅進貨數據匯總庫明細表；

    ⑿消費稅進貨數據不予通過明細表；

    ⒀消費稅申報予以退稅明細表；

    ⒁消費稅申報歷史庫退稅明細表；

    ⒂消費稅申報不予退稅明細表；

    ⒃《進料加工貿易申請表》第二聯；

    ⒄《進料加工應抵扣稅款匯總表》；（計算機打印資料）

    ⒅《出口商品退運已補稅證明》；

    ⒆《出口貨物轉內銷證明》；

    ⒇其他涉及退稅企業申報資料（中標產品文件、對外承包工程合同等）；

    （21）《出口退稅批復》；

    （22）《收入退還書》第六聯；

    （23）《稅收繳款書》第四聯。

    實行“先征后退”辦法的生產企業：

    ⑴《生產企業出口貨物退（免）稅申報表》；

    ⑵《代理出口貨物證明》、代理出口協議（合同）（由委托代理出口企業提供）；

    ⑶《進料加工貿易申請表》；

    ⑷其他涉及退稅的企業申報資料；

    ⑸《收入退還書》第六聯；

    ⑹《稅收繳款書》第四聯。

    實行“免抵退”稅辦法的生產企業：

    ⑴生產企業自營（委托）出口貨物免、抵、退稅申報表（匯總表）；

    ⑵代理出口貨物證明、代理出口協議（合同）；

    ⑶進料加工貿易申請表；

    ⑷出口貨物（免）退稅匯總申報表；

    ⑸《收入退還書》第六聯；

    ⑹《稅收繳款書》第四聯。

    2、出口退稅檢查資料按以下先后順序整理立檔： ⑴稅務稽查通知書；

    ⑵立案審批表；

    ⑶稅務稽查報告、稅務稽查底稿及有關材料；

    ⑷稅務處理決定書或稅務稽查結論；

    ⑸稅務行政處罰事項告知書及稅務行政處罰聽證通知書；

    ⑹審理報告；

    ⑺稅務案件移送書。

    （三）退稅資料的裝訂要求：

    1.退稅資料由各崗位按以上要求整理后，按年裝訂，但下列資料按以下規定辦理：

    ⑴出口退稅稅收會計資料按會計核算的要求裝訂；

    ⑵出口退稅檢查案件資料應按“一案一卷”的要求收集裝訂。

    2.按類整理的退稅資料，按各自的大小整理后裝訂。按戶整理的退稅申報、審核、退庫資料，折疊整齊后裝訂。

    3.資料裝訂必須使用統一的資料封面、目錄和封底。資料封面上應填寫資料名稱、卷內頁數、編號、年度、保管期限等。卷內目錄按裝訂順序列明序號和資料名稱，卷內的材料應按卷內目錄順序排列，并在每頁材料的右上角，依次編寫頁碼。

    4.案件卷宗于結案后裝訂，其他資料年度終了后，按年裝訂。

    （四）出口退稅機關要確定專人負責退（免）稅資料管理。實行調檔登記制度，不論是內部工作人員還是出口企業，調閱檔案都要履行登記手續；要按照《保密法》的要求，做好保密工作，防止泄密。